Procesos de documentación manual y automatizada en la conservación de documentos
Conservación
Es la etapa en la que se mantiene o
preserva la apariencia original por medios digitales.
Copias de seguridad: Es el duplicado exacto del documento
original.
Actualización: Es la copia que realiza de un soporte de
almacenamiento antiguo a uno nuevo con la misma información.
Meta datos: Son datos que describen otros, describen
calidad contenido.
Preservación de la tecnología: Se refiere a la
estrategia de recuperación de los datos después de un daño en el sistema.
Los programas que se utilizan para la sistematización de
documentos son:
SOFTWARE: esta aplicación permite la gestión sobe
documentos electrónicos, publicación y trabajo de actualización.
SMART DOCUMENT MANAGEMENT: Automatiza tareas o
documentos para el procesamiento de la información en documentos no
estructurados.
ATHENTO: Sistema de gestión documental que permite
mediante módulos capturar información específica de distribución preservación y
gestión de procesos de negocios.
Formatos para liquidaciones manuales.
Es una
herramienta que permite la generación inmediata de liquidaciones de haberes
individuales en forma manual por parte de los liquidadores, tanto positiva como
negativa.
Objetivo
Generar
liquidaciones individuales de forma inmediata, en cualquier momento. Pudiendo
seguir del procedimiento administrativo involucrado.
Características generales
Cuando la
liquidación se hace efectiva, se genera la información pertinente para las
certificaciones de servicios. Así como también aquella correspondiente al
sistema pagos que maneja la Tesorería General de la provincia, por medio del
cual se realizan la derivación a distintos entes externos por medio de
transferencias bancarias.
Funcionalidad
El
departamento de Ajustes y Liquidaciones, dependiente de la Contaduría General,
que es quién genera la liquidación, punto de partida del procedimiento. El
sistema brinda la posibilidad de generar un recibo de Sueldos, provisorio (para
un expediente) o definitivo (genera imputación). Si la liquidación es positiva,
los conceptos deben ser cargados manualmente. Luego mediante la generación de
una planilla se notifica a la habilitación correspondiente, que generará el
podido de fondos para la tesorería, quien lo autorizará para el pago. Si la
liquidación en negativa, la información se obtiene directamente del sistema de
liquidación de haberes ordinario (SIP400), no pudiendo modificarse, por la
misma planilla se notifica a Tesorería, quien al confirmarla genera la deuda
para el afiliado. La habilitación administra deuda de cada afiliado por liquidaciones
negativas, y una vez cancelada, realiza la relación de ingresos a la Tesorería.
Responsables: Las oficinas involucradas son:
• Ajustes
y Liquidaciones: Generar liquidaciones.
•
Tesorería General: Confirmar Liquidaciones (negativas), Autorizar Pedidos de
Fondos (positivas).
•
Habilitaciones: Generar Pedidos de Fondos (positivas), administrar deuda de
cada afiliado por liquidaciones negativas y efectuar la relación de ingreso.
PILA (Planilla Integrada para la Liquidación de Aportes).
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes,
más conocida como PILA, es un formato para hacer el pago de los aportes a
pensión, salud, ARP, caja de compensación, SENA e ICBF. PILA le informa lo que
debe pagar en su totalidad y especifica los subtotales de cada sistema.
El valor a pagar se determina por la información de
las personas que incluya en la planilla. Allí se señala el ingreso de sus
empleados y quedarán registradas las características de cada cotizante.
La gran ventaja de este sistema integral de pagos
es que simplifica el proceso de liquidación de aportes y además permite tener
información del empleado en cada uno de los subsistemas.
El sistema anterior con pagos individuales a cada
entidad era engorroso y no daba la posibilidad de hacerlo de forma electrónica.
La PILA, no sólo hizo que el pago se volviera mucho más sencillo sino que ahora
es más seguro.
¿Cómo se diligencia el
formato pila?
Hacer el pago de aportes a través de esta planilla
es bastante simple siguiendo estos cinco pasos.
1.
Inscriba su empresa (o inscríbase usted, si es trabajador independiente) en uno
de los 21 operadores de información autorizados para brindarle el servicio. Los
operadores son entidades autorizadas para gestionar el trámite de la planilla y
acompañarle durante el proceso.
2.
Diligencie la planilla. Primero debe registrar todos sus datos (esto solo será
necesario la primera vez) y luego consignará la información de sus empleados.
Tenga en cuenta que hay dos modalidades para diligenciar la planilla. La primera es de forma electrónica y se hace a través de la página web de los operadores. Allí está el paso a paso para llevar a cabo el pago. Recuerde que para esto su cuenta bancaria debe tener habilitada la posibilidad de hacer estas transacciones.
La segunda modalidad es la forma asistida vía telefónica (sólo se aplica para empresas de 30 o menos trabajadores o para independientes). En este caso, un asesor de los operadores de información diligenciará por usted la planilla y le dará un código o pin y podrá dirigirse a uno de los bancos para hacer el pago correspondiente.
En cualquiera de las dos modalidades sólo es necesario llenar la planilla una vez, ya que cada mes el sistema genera automáticamente el formato con los aportes que usted debe hacer y a qué entidades.
Tenga en cuenta que hay dos modalidades para diligenciar la planilla. La primera es de forma electrónica y se hace a través de la página web de los operadores. Allí está el paso a paso para llevar a cabo el pago. Recuerde que para esto su cuenta bancaria debe tener habilitada la posibilidad de hacer estas transacciones.
La segunda modalidad es la forma asistida vía telefónica (sólo se aplica para empresas de 30 o menos trabajadores o para independientes). En este caso, un asesor de los operadores de información diligenciará por usted la planilla y le dará un código o pin y podrá dirigirse a uno de los bancos para hacer el pago correspondiente.
En cualquiera de las dos modalidades sólo es necesario llenar la planilla una vez, ya que cada mes el sistema genera automáticamente el formato con los aportes que usted debe hacer y a qué entidades.
3. Una
vez hecho el registro, el sistema hace el cálculo y usted sólo debe verificar y
confirmar. Los aportes son:
En el caso de los trabajadores independientes, éstos sólo hacen aportes a fondos de pensión y salud, porque la vinculación a ARP es voluntaria, al igual que a caja de compensación.
4. Luego
de rectificar que todos los aportes sean correctos, autorice el pago. Si es de
forma electrónica el sistema debita de su cuenta el pago de los aportes y
consigna el valor correspondiente a cada entidad. En caso de hacer el aporte de
forma asistida, el asesor le dará el código para realizar el pago en uno de los
bancos autorizados.
5.
Después de autorizar el pago, las entidades que reciben los recursos le envían
una certificación que respalda sus aportes. Al siguiente mes sólo necesitará
autorizar el pago para que se haga de forma automática. No solo autorizar el
pago, debe verificar la información y si tiene novedades incluirlas.
En caso de mora, la planilla hace la liquidación de aportes con los intereses incluidos. Recuerde: el pago sólo se puede hacer en los siguientes cinco días después de que se ha activado la planilla.
El nuevo sistema es una optimización para la liquidación de aportes. Usarlo le facilitará a usted y a su empresa el pago de la protección social de sus empleados. Aproveche las herramientas tecnológicas que, como la PILA, le ayudan a optimizar su actividad empresarial
En caso de mora, la planilla hace la liquidación de aportes con los intereses incluidos. Recuerde: el pago sólo se puede hacer en los siguientes cinco días después de que se ha activado la planilla.
El nuevo sistema es una optimización para la liquidación de aportes. Usarlo le facilitará a usted y a su empresa el pago de la protección social de sus empleados. Aproveche las herramientas tecnológicas que, como la PILA, le ayudan a optimizar su actividad empresarial
Formato pila.
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Como Llenar Formato Pila En Aportes En línea
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