Metodología  en procesos contables

La “cuenta” es el instrumento del que se vale la contabilidad para llevar el registro de los elementos patrimoniales y conocer en cada momento el valor de los mismos. La “partida doble” es el sistema o método que se sigue para el registro de los datos.

Denominaremos cuentas a las representaciones de cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa. La forma habitual de representar una cuenta es por medio de una T mayúscula. La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es el Haber. A las anotaciones en él Debe se las denomina cargos, mientras que las anotaciones en el Haber son abonos.

Las cuentas se pueden clasificar en los siguientes grupos atendiendo a los distintos elementos que representan:

·         Cuentas de Activo: representan los bienes, derechos y otros recursos Controlados económicamente por la empresa, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro.

·         Cuentas de Pasivo: representan las obligaciones contraídas por la empresa con personas o entidades ajenas a la misma, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro.

·         Cuentas de Patrimonio Neto: representan obligaciones contraídas por la eempresa con los socios o propietarios originada por las aportaciones realizadas en el momento de su constitución u otros posteriores que no tengan la consideración de pasivos.

·         Cuentas de Ingreso: representan, entre otras operaciones, ventas de existencias y servicios que ofrece la empresa.

·         Cuentas de Gasto: representan, entre otras operaciones, compras de existencias o aprovisionamiento y servicios que recibe la empresa.

Procedimiento contable para el proceso de nomina

 Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51.

Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja los datos abajo consignados.

En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.

1105 (Bancos).

2370 (Retenciones y aportes de nómina).

2610 (Provisiones para obligaciones laborales).

5105 (Gastos de personal).

Contabilización.

Código	Nombre de la cuenta	Debito	Crédito
250505	Salarios por pagar		846,662
237005	Aportes E.P.S		106,250
237006	A.R.P		4,437
237010	Aportes parafiscales		76,500
238030	Fondos de pensión		131,751
261005	Cesantías		75,037
261010	Intereses sobre las cesantías		9,004
261015	Vacaciones		29,190
261020	Prima de servicios		75,037
510506	Sueldos	700,000
510515	Horas extras	50,000
510518	Comisiones	100,000
510520	Auxilio de transporte	63,600
510530	Cesantías	75,037
510533	Intereses sobre las cesantías	9,004
510536	Prima de servicios	75,037
510539	Vacaciones	29,190
510568	A.R.P	4,437
510569	Aportes E.P.S	72,250
510570	Aportes fondo pensiones	98,813
510572	Aportes cajas de compensación	34,000
510575	I.C.B.F	25,500
510578	Sena	17,000
	Sumas iguales	1,341,068	1,341,068

Aportes 

En el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.

Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.

No hay que olvida, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de nómina.

Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.

La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego  al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.

Concepto relación Beneficio-Costo

Es la relación entre el valor presente de todos los ingresos del proyecto sobre el valor presente de todos los egresos del proyecto, para determinar cuáles son los beneficios por cada peso que se sacrifica en el proyecto.

B/C = valor presente de ingresos / valor presente de egresos

El criterio de evaluación B/C, Infante (1988), lo define: este índice de utilización frecuente en estudios de grandes proyectos públicos de inversión, se apoya en el método del valor presente neto. Se calcula de la siguiente manera:

a) Valor presente de los ingresos asociados con el proyecto en cuestión.

b) Valor presente en los egresos del proyecto.

c) Se establece una relación entre el VPN de los ingresos y el VPN de los egresos.

Cuando se utiliza ésta herramienta de evaluación en proyectos privados de inversión, se hace la siguiente interpretación:

B/C > 1: los beneficios son superiores a los sacrificios. El proyecto es viable porque genera aportes económicos y sociales a la comunidad independientemente de que el VPN sea negativo o igual a cero porque el impacto de la inversión es social y no toma en cuenta la rentabilidad.

B/C = 1: los beneficios son iguales a los costos. Es indiferente realizar o no la inversión desde el punto de vista financiero. El proyecto es auto sostenible, concepto que se aplica a los proyectos sociales para que su desarrollo sea ideal.