CONCEPTO DE CALIDAD, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

Concepto de calidad: la calidad dentro de una empresa es una de las cosas más importantes para que de satisfacción en cuanto a lo que se dedique la empresa, y no solo a ello, la calidad dentro de las áreas que están dentro de la empresa, de que tan satisfactorio están manejando los procesos de cada área.

En cuanto al proceso y procedimientos dentro de la calidad tenemos que tener en cuenta, a la Dirección, el suministro de recursos, la realización del producto, la medición y la motorización. Toda esta información lo encontramos en las NORMA ISO 9001.

La clave para un proceso es la entrada, se realizan una serie de actividades usando esa entrada, después de crear una salida. Para el ejemplo de la contabilidad, el proceso de la contabilidad se llevará a informes de gastos, ingresos, compras y crear o cambiar cualquier registro de cuentas necesarias, y finalmente crear informes financieros para la gestión y la revisión de los accionistas.

Según la norma ISO 9000, un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, usted tiene un procedimiento. Un ejemplo de procedimiento puede ser un proceso de revisión de un contrato que puede que haya establecido con uno de sus clientes para dar la orden de compra, existe un conjunto definido de medias para revisar, aprobar y aceptar dicha orden, además la orden se registra y se distribuye de cierta forma en sus trabajadores.

FORMATOS DE CONTROL DE NOVEDADES 

formatos físicos o digitales donde se tiene el control de las novedades que se pueden dar en la organización tales como incapacidades, vacaciones, descuentos, horas extras etc. todo aquello que tenga efecto directo con la liquidación del pago de la nómina mensual.

Estos formatos pueden tener las siguientes características:

• Cuadro de calidad
•  Fecha del año cuando se presenta la novedad.
• Descripción de la novedad.
• Nombre de la persona a l cual le pertenece la novedad.
• Tipo de novedad.
• Observaciones.
• Quien elaboro.
•  Quien autorizo.

CONCEPTO DE NO CONFORMIDAD

Una no conformidad según la norma ISO 9001 es el incumplimiento de un requisito:

• Si no hay evidencia – no hay no conformidad.
• Si hay evidencia – esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.)
• Si no se puede identificar el requisito, entonces no se puede levantar una no conformidad

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE NO CONFORMIDADES

El control de no conformidades reales o potenciales consta de las siguientes fases de las cuales podemos partir los instructivos:

1) Detección de la no conformidad.

2) Identificación y registro de la no conformidad.

3) Evaluación, tratamiento y seguimiento de una no conformidad.

Detectado el incumplimiento de un requisito se procederá al cumplimentar la ficha de identificación de una no conformidad, distinguiéndose entre no conformidades reales o potenciales.

La ficha de identificación de una no conformidad contendrá, al menos, la siguiente información:

a) Código y fecha de la identificación.

b) Código y nombre del proceso/s afectado/s.

c) Procedencia. En las no conformidades internas estará referida a la fuente externa o la iniciativa interna. En las no conformidades de auditoria estará referida al código de la auditoria y a la fecha del correspondiente informe.

d) Descripción de la no conformidad e indicación de las evidencias en las que se fundamenta. En el caso de las no conformidades internas se ajustará a los términos contenidos en los informes de auditoría.

e) Causa o motivo que origina la no conformidad.

f) Indicación de la procedencia o justificación de la no procedencia de acciones correctivas o preventivas, según la naturaleza de la no conformidad.

g) Identificación y firma del auditor que identifica la no conformidad y el responsable de la Unidad o Equipo de Proceso dependiendo de los proceso afectados, en el supuesto de no conformidades de auditoria internas.

IMPACTO DE LA NO CONFORMIDAD (ASPECTOS LEGALES)

A través de su capítulo 8 “medición, análisis y mejora”, la norma internacional ISO 9001:2008 promueve la oportuna detección y disposición de las no conformidades, con la finalidad de identificar, segregar y tomar una disposición de productos no conformes y este modo evitar su uso no intencionado. Pero es en una etapa posterior cuando el tratamiento adecuado de las no conformidades se transforma en un importante elemento para el desarrollo de las organizaciones, ya que apoyan el aprendizaje y proporcionan datos para las actividades de análisis y mejora.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación estratégica es un elemento que se desprende de un proceso administrativo y que en ella se puede encontrar como una de las herramientas más importantes dentro de una organización, puede llevar a la cima “éxito” a la organización, para lograr ello se debe generar estrategias que los podemos definir como metas u acciones que debemos realizar. “La empresa fija sus objetivos, sus metas, y luego debe planear cómo cumpliros, que hacer para lograrlos.

Esto lo que hace es ayudar a prevenir futuros problemas, riesgos, prevenir consecuencias, y ayuda a la mejora continua de la empresa, pero para lograr ello, la empresa debe conocerse bien tener los objetivos claros saber cuáles son sus pros y contra y a partir de ellos realizar la planeación estratégica.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LOS CENTROS DE COSTO

Primero que todo un centro de costos es un “departamento” que esté generando costos de cualquier tipo, son las áreas donde se agrupan los costos organizacionales para que así sea útiles para la toma de decisiones, también satisfacer necesidades del cliente interno y externo, controlan los costos, además también las actividades depende del tamaño de la empresa si es muy grande, a veces dividen los centros de costos, algunos ejemplos:

• Centro de costos de producción: está relacionado con el proceso productivo se lleva a cabo la manufactura tales como: Mezcla, ensamble, moldeo, corte, acabado, pintura.
• Centro de costos de servicio: proporciona la facilidad para llevar a cabo la manufactura de productos como por ejemplo: dirección de fábrica, personal, servicios generales, mantenimiento, almacén de materias primas, ingeniería. 
• Centro de costos “mixtos”: realizan funciones relacionadas con la producción y funciones de servicio

CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL CENTRO DE COSTO

El concepto de centro de costos, se puede definir como una forma de organizar, agrupar los costos organizacionales de tal forma que sean útiles para:

• la toma de decisiones 
• satisfacer las necesidades de reporte interno o externo

Cada organización tiene mínimo 2 tipos de centros de costos: A nivel más micro, el agrupamiento o clasificación simple de costos encontrado en el plan de cuentas, como por ejemplo suministros de oficina o honorarios.

Procedimientos para corrección de no conformidades

La respuesta adecuada de la organización ante una no conformidad debe comprender tres partes:
·         Análisis de la causa
·         Corrección
·         Acción correctiva

En función del tipo de producto o situación de la no conformidad, es posible efectuar en primer lugar una corrección y posteriormente analizar la causa. Sin embargo, las tres partes para resolver una no conformidad son las mismas en cada caso.

Otra norma de la familia 9000, la ISO 9000:2005 - Fundamentos y vocabulario para los sistemas de Gestión de la Calidad, establece las siguientes definiciones relacionadas a la conformidad del producto o servicio:
·         No conformidad: no cumplimiento a un requisito
·         Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
·         Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable, Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no conformidad. La"corrección" es una acción que se adopta para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto con la versión vigente, etc.

Oportunidad del trámite de no conformidades.

La evidencia de auditoria debe ser documentada con suficiente detalle para que la organización auditada pueda encontrar y confirmar exactamente lo que el auditor ha observado.

La siguiente cosa que el auditor necesitará hacer es identificar y registrar el requisito específico que no ha sido cubierto. Recuerde, una no conformidad es un no cumplimiento a un requisito, por lo que si el auditor no puede identificar el requisito, entonces el auditor no puede levantar una no conformidad.

Los requisitos pueden venir de muchas fuentes, por ejemplo estos requisitos pudieran estar especificados en la norma ISO 9001:2000, en el sistema de gestión de la organización (requisitos internos), en las regulaciones legales aplicables, o por los clientes de la organización.
   
Sistema de Gestión de calidad frente a no conformidades

El número de no conformidades detectadas dentro de una empresa no es lo más importante para obtener una certificación de un sistema de gestión, sino la actitud que adopte cada una de las empresas interesadas frente a ellas.
Las empresas que deciden implementar un sistema de Gestión, estaba basado por la norma ISO 9001, la ISO 14001 o el estándar  OHSAS 18001, pero también se detectan las No Conformidades con la documentación establecida por la propia organización y que no cuente con ella.
Lo realmente importante es el comportamiento de la organización frente a las No Conformidades detectadas, toda la documentación debe estar al día y no esperar a que un auditor las detecte y presente una No conformidad
Una “no conformidad” es el incumplimiento de algún requisito expresado por la propia norma ISO 9001:2008, la documentación del sistema de gestión de la calidad o la legislación aplicable al producto o servicio.

Clases de soportes

Procedimientos para consolidación de soportes por centro de costo

Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de las distintas actividades, y para ello definimos lo siguiente:

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Básicamente la estructura de la organización define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos.

MISIÓN, VISIÓN

La misión y la visión hacen parte de la estructura organizacional de una empresa, por lo tanto es de vital importancia tener claro lo que se pretende con este tipo de conceptos. Cuando se muestra al público y a la misma organización la misión y la visión que tiene la empresa, es para  darle una idea al lector o interesado lo que la empresa quiere y a que se dedica, por lo anteriormente mencionado debemos tener en cuenta para generar una misión y visión clara lo siguiente:

Para la Misión:

La misión es un texto en el cual se pretende representar la funcionalidad de la empresa, cuál es su naturaleza, es decir, porque existe, para que sirve, que principios tiene. Para tener una idea de cómo realizar una misión es importante responder seis (6) preguntas básicas:

• ·         Quiénes somos?
• ·         Qué hago?
• ·         Para que lo hacemos?
• ·         Como lo hacemos?
• ·         Para quien lo hacemos?
• ·         Donde lo hacemos?

Si respondemos a estas preguntas tendremos una misión bien estructurada, que en pocas palabras mostrara una  imagen clara de lo que es la empresa.

Para la Visión:

Recordemos que la visión lo que busca es la proyección de metas claras, y lógicamente lo que pretende es que lo que se plantee se cumpla en un periodo de tiempo, por eso es de vital importancia, tener claro hasta donde queremos llegar con nuestra compañía, y a medida de que se cumplan o no dichas proyecciones, será necesario replantear y modificar la visión que tengamos, para realizar una buena Visión, debemos tener en cuenta lo siguiente:

• ·         A donde queremos llegar.
• ·         Como quiero ser.
• ·         Como quiero que me vean
• ·         Qué imagen queremos tener en un fututo.

Es muy importante que tengamos claras las metas que queremos cumplir, a medida que cumplan los objetivos debemos ir mejorando y planteando nuevas proyecciones.

VALORES CORPORATIVOS

Los valore corporativos, como su misma palara lo indica, hacen parte de la estructura organizacional de la empresa, estos son cualidades y principios que una empresa posee. Los valores corporativos  ayudar a orientar las decisiones, acciones y conductas de todos los miembros de una empresa. Estos pueden ayudar a la imagen de la compañía ya que al implementarlos con todos los miembros de la compañía, generan compromiso y apropiación y a su vez le dará a la compañía credibilidad  e incluso reconocimiento generando una imagen positiva.

Buenos valores de empresa suelen contar con las siguientes características:

·         Son cualidades, principios o creencias que realmente posee o en los que realmente cree la empresa.

·         están alineados y son coherentes con los valores del dueño o de los dueños de la empresa.

·         son aceptados y seguidos por todos los miembros de la empresa.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN Y CONTROL, CLASES, HERRAMIENTAS, Y CARACTERÍSTICAS.

PLANEACIÓN Y CONTROL

La planeación también conocida como planificación o planeamiento, es el proceso a través del cual se analiza la situación actual (dónde estamos), se establecen objetivos (dónde queremos llegar) y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo vamos a llegar), necesarios para alcanzar dichos objetivos. Cualquiera que sea el tamaño de la empresa o compañía, la planeación es fundamental para el éxito de la misma y base para las demás áreas involucradas como las administrativas y operacionales, debido a esto minimiza los riesgos del fracaso.

En la actualidad la planeación es indispensable en toda compañía y esta debe ser formal, es decir, que tiene un nivel de exigencia en comparación de las planeaciones informales descritas anteriormente, es necesario cubrir etapas y una metodología para que la planeación lleve al éxito previsto en el cumplimiento de las metas preestablecidas. Por eso para determinar qué herramientas son las necesarias para la planeación, hay que priorizar en la comprensión y etapas de una buena planeación.

Herramientas y características

Como se ha descrito anteriormente la utilización de los planes formales en las empresas son fundamentales debido a sus beneficios pero principalmente es la disminución al fracaso, por consiguiente a pesar de que existen diferentes planes por ejemplo los estratégicos que son de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tiene como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de a mismo; los planes tácticos o directivos se establecen frente a objetivos específicos o metas de la empresa, esto es a nivel funcional, es decir, que considera solamente cada departamento o área de la empresa. (Negocios, 2013) (Haugan, 2002). Sin embargo, cuentan con puntos claves para el desarrollo de la planeación, los cuales son:

·         Selección del objeto a planear.

• ·         Reconocimiento del entorno
• ·         Establecimiento de Objetivos.
• ·         Pronósticos
• ·         Formulación de Estrategias.
• ·         Presupuesto
• ·         Programación
• ·         Procedimiento.

Metodología  en procesos contables

La “cuenta” es el instrumento del que se vale la contabilidad para llevar el registro de los elementos patrimoniales y conocer en cada momento el valor de los mismos. La “partida doble” es el sistema o método que se sigue para el registro de los datos.

Denominaremos cuentas a las representaciones de cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa. La forma habitual de representar una cuenta es por medio de una T mayúscula. La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es el Haber. A las anotaciones en él Debe se las denomina cargos, mientras que las anotaciones en el Haber son abonos.

Las cuentas se pueden clasificar en los siguientes grupos atendiendo a los distintos elementos que representan:

·         Cuentas de Activo: representan los bienes, derechos y otros recursos Controlados económicamente por la empresa, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro.

·         Cuentas de Pasivo: representan las obligaciones contraídas por la empresa con personas o entidades ajenas a la misma, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro.

·         Cuentas de Patrimonio Neto: representan obligaciones contraídas por la eempresa con los socios o propietarios originada por las aportaciones realizadas en el momento de su constitución u otros posteriores que no tengan la consideración de pasivos.

·         Cuentas de Ingreso: representan, entre otras operaciones, ventas de existencias y servicios que ofrece la empresa.

·         Cuentas de Gasto: representan, entre otras operaciones, compras de existencias o aprovisionamiento y servicios que recibe la empresa.

Procedimiento contable para el proceso de nomina

 Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51.

Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja los datos abajo consignados.

En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.

1105 (Bancos).

2370 (Retenciones y aportes de nómina).

2610 (Provisiones para obligaciones laborales).

5105 (Gastos de personal).

Contabilización.

Código	Nombre de la cuenta	Debito	Crédito
250505	Salarios por pagar		846,662
237005	Aportes E.P.S		106,250
237006	A.R.P		4,437
237010	Aportes parafiscales		76,500
238030	Fondos de pensión		131,751
261005	Cesantías		75,037
261010	Intereses sobre las cesantías		9,004
261015	Vacaciones		29,190
261020	Prima de servicios		75,037
510506	Sueldos	700,000
510515	Horas extras	50,000
510518	Comisiones	100,000
510520	Auxilio de transporte	63,600
510530	Cesantías	75,037
510533	Intereses sobre las cesantías	9,004
510536	Prima de servicios	75,037
510539	Vacaciones	29,190
510568	A.R.P	4,437
510569	Aportes E.P.S	72,250
510570	Aportes fondo pensiones	98,813
510572	Aportes cajas de compensación	34,000
510575	I.C.B.F	25,500
510578	Sena	17,000
	Sumas iguales	1,341,068	1,341,068

Aportes 

En el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.

Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.

No hay que olvida, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de nómina.

Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.

La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego  al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.

Concepto relación Beneficio-Costo

Es la relación entre el valor presente de todos los ingresos del proyecto sobre el valor presente de todos los egresos del proyecto, para determinar cuáles son los beneficios por cada peso que se sacrifica en el proyecto.

B/C = valor presente de ingresos / valor presente de egresos

El criterio de evaluación B/C, Infante (1988), lo define: este índice de utilización frecuente en estudios de grandes proyectos públicos de inversión, se apoya en el método del valor presente neto. Se calcula de la siguiente manera:

a) Valor presente de los ingresos asociados con el proyecto en cuestión.

b) Valor presente en los egresos del proyecto.

c) Se establece una relación entre el VPN de los ingresos y el VPN de los egresos.

Cuando se utiliza ésta herramienta de evaluación en proyectos privados de inversión, se hace la siguiente interpretación:

B/C > 1: los beneficios son superiores a los sacrificios. El proyecto es viable porque genera aportes económicos y sociales a la comunidad independientemente de que el VPN sea negativo o igual a cero porque el impacto de la inversión es social y no toma en cuenta la rentabilidad.

B/C = 1: los beneficios son iguales a los costos. Es indiferente realizar o no la inversión desde el punto de vista financiero. El proyecto es auto sostenible, concepto que se aplica a los proyectos sociales para que su desarrollo sea ideal.