Clasificación de
documentos de pago y nominas laborales, administración de documentos de pago de
aportes a terceros:
certificación de parafiscales
certificación de supervición y cumplimiento
certificación bancaria.
contrato legalizado.
actualización de proveedores.
formato cuadro de control financiero
planilla de aportes a seguridad social
declaración de la ley 1607
Otros
documentos que tenemos como soportes a pagos a terceros son las famosas
soportes de seguridad, en los cuales encontramos, soportes internos y externos
como recibos de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de
depósito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con
tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de
caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.
Estos soportes son elaborados por
terceros, que soportan las transacciones como: facturas consignaciones
bancarias notas débito y crédito por los bancos, pagares y demás soportes
relacionados a este etc.
Sobre este tema debemos tener en cuenta lo que nos expresa la ley LEY 594 DE 2000, http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
Las copias de seguridad del sistema son con frecuencia el único mecanismo de recuperación que poseen los administradores para restaurar una máquina que por cualquier motivo - no siempre se ha de tratar de un pirata que borra los discos - ha perdido datos. Por tanto, una correcta política para realizar, almacenar y, en caso de ser necesario, restaurar los backups es vital en la planificación de seguridad de todo sistema.
Asociados a los backups suelen existir unos problemas de seguridad típicos en muchas organizaciones. Por ejemplo, uno de estos problemas es la no verificación de las copias realizadas: el administrador ha diseñado una política de copias de seguridad correcta, incluso exhaustiva en muchas ocasiones, pero nadie se encarga de verificar estas copias...hasta que es necesario restaurar ficheros de ellas. Evidentemente, cuando llega ese momento el responsable del sistema se encuentra ante un gran problema, problema que se podría haber evitado simplemente teniendo la precaución de verificar el correcto funcionamiento de los backups; por supuesto, restaurar una copia completa para comprobar que todo es correcto puede ser demasiado trabajo para los métodos habituales de operación, por lo que lo que se suele hacer es tratar de recuperar varios ficheros aleatorios del backup, asumiendo que si esta recuperación funciona, toda la copia es correcta.
La ubicación final de las copias de seguridad también suele ser errónea en muchos entornos; generalmente, los operadores tienden a almacenar los backups muy cerca de los sistemas, cuando no en la misma sala. Esto, que se realiza para una mayor comodidad de los técnicos y para recuperar ficheros fácilmente, es un grave error: no hay más que imaginar cualquier desastre del entorno, como un incendio o una inundación, para hacerse una idea de lo que les sucedería a los backups en esos casos. Evidentemente, se destruirían junto a los sistemas, por lo que nuestra organización perdería toda su información; no obstante, existen voces que reivindican como correcto el almacenaje de las copias de seguridad junto a los propios equipos, ya que así se consigue centralizar un poco la seguridad (protegiendo una única estancia se salvaguarda tanto las máquinas como las copias). Lo habitual en cualquier organización suele ser un término medio entre ambas aproximaciones: por ejemplo, podemos tener un juego de copias de seguridad completas en un lugar diferente a la sala de operaciones, pero protegido y aislado como esta, y un juego para uso diario en la propia sala, de forma que los operadores tengan fácil la tarea de recuperar ficheros; también podemos utilizar armarios ignífugos que requieran de ciertas combinaciones para su apertura (combinaciones que sólo determinado personal ha de conocer), si decidimos almacenar todos los backups en la misma estancia que los equipos.
Por último, >qué almacenar? Obviamente debemos realizar copias de seguridad de los archivos que sean únicos a nuestro sistema; esto suele incluir directorios como /etc/, /usr/local/ o la ubicación de los directorios de usuario (dependiendo del Unix utilizado, /export/home/, /users/, /home/...). Por supuesto, realizar una copia de seguridad de directorios como /dev/ o /proc/ no tiene ninguna utilidad, de la misma forma que no la tiene realizar backups de directorios del sistema como /bin/ o /lib/: su contenido está almacenado en la distribución original del sistema operativo (por ejemplo, los CD-ROMs que utilizamos para instalarlo).
Copias de seguridad (backups)
tomado de: http://html.rincondelvago.com/copias-de-seguridad-del-sistema.html
El respaldo de datos -
backup de datosLa palabra "Backup" significa respaldo, siendo común
el uso de este término dentro del ámbito informático. El respaldo de
información es la copia de los datos importantes de un dispositivo primario en
uno ó varios dispositivos secundarios, ello para que en caso de que el primer
dispositivo sufra una avería electromecánica o un error en su estructura
lógica, sea posible contar con la mayor parte de la información necesaria para
continuar con las actividades rutinarias y evitar pérdida generalizada de
datos.
Métodos para el respaldo de
información
Manual: el usuario copia
directamente los archivos a respaldar por medio de comandos ó por medio del
explorador de archivos de su respectivo sistema operativo.
Otra forma de realizar las
copias de seguridad es por medio de una aplicación que permita la creación de
la copia al momento y con los datos existentes hasta ese momento, regularmente
los datos se almacenan en forma de archivos comprimidos para ahorrar espacio.
Ejemplo Microsoft® Copia de Seguridad.
Automático: por medio de una aplicación
especializada, el usuario programa los archivos a guardar y este respaldo se va
actualizando en tiempo real (simultáneamente), conforme se van registrando
cambios en los archivos. Ejemplo Computer Associates® Survive IT.
La manera más moderna de realizar los
respaldos, es por medio de aplicaciones basadas en el uso de Internet, ya que
por medio de la contratación de servicios de pago ó libres de pago, se pueden
programar rutinas de respaldo, que permiten guardar copias de seguridad en
servidores Web, ejemplo de ello es Mega.co.nz o Technibank-it.com.
Dispositivos
y servicios para respaldo de información
Conforme aumenta la capacidad de
almacenamiento de los dispositivos de información, también los usuarios tienden
a necesitar guardar mayores cantidades de datos (videos, música, archivos de
Office, imágenes, etc.). En el caso de las empresas que manejan grandes
volúmenes de información, siempre ha sido necesidad el respaldo (bases de datos
de sus empleados, reportes de ventas, clientes de correo electrónico, etc.), lo
que para ellos es crucial. Un problema del respaldo, es que si no se tiene
cuidado con la copia de seguridad, este puede ser utilizado por otras personas
para crear nuevas copias y así hacer mal uso de la información.
Entre los dispositivos y servicios para
respaldo de información están los siguientes:
Cintas de almacenamiento:
son los dispositivos por excelencia que más se habían utilizado, debido a su
bajo costo y gran capacidad de almacenamiento, aunque su lentitud era la
desventaja. Desde el dispositivo de almacenamiento principal, se copian los
archivos hacia la unidad que escribe/lee las cintas.
Servidores Web: actualmente
por medio de Internet, es posible subir los archivos a respaldar al servidor de
algún proveedor, esto se hace por medio de la red. Tiene la desventaja de que
la conexión tiene que ser muy veloz y segura, para evitar que los datos sean
interceptados mientras llegan al servidor.
Discos duros: actualmente
estos son los que dominan el mercado, ya que cuentan con una muy alta capacidad
para guardar datos, tanto en empresas como en el entorno doméstico ya que
tienen una alta velocidad de lectura/escritura. Simplemente se copian los
archivos del dispositivo primario al disco duro.
Discos espejo de servidores:
se trata de discos duros que se van autocopiando mientras se trabaja de manera normal, conforme el disco duro
principal de una computadora va modificando su información, una computadora anexa
va clonando las acciones de este. Esto se logra mediante una aplicación
especial instalada en ambas computadoras, así si el principal falla, se activa
el segundo como primario mientras se resuelve la avería del sistema.
Tomado de: http://www.informaticamoderna.com/Backup.htm
Es la etapa en la que se mantiene o
preserva la apariencia original por medios digitales.
Copias de seguridad: Es el duplicado exacto del documento
original.
Actualización: Es la copia que realiza de un soporte de
almacenamiento antiguo a uno nuevo con la misma información.
Meta datos: Son datos que describen otros, describen
calidad contenido.
Preservación de la tecnología: Se refiere a la
estrategia de recuperación de los datos después de un daño en el sistema.
Los programas que se utilizan para la sistematización de
documentos son:
SOFTWARE: esta aplicación permite la gestión sobe
documentos electrónicos, publicación y trabajo de actualización.
SMART DOCUMENT MANAGEMENT: Automatiza tareas o
documentos para el procesamiento de la información en documentos no
estructurados.
ATHENTO: Sistema de gestión documental que permite
mediante módulos capturar información específica de distribución preservación y
gestión de procesos de negocios.
Es una
herramienta que permite la generación inmediata de liquidaciones de haberes
individuales en forma manual por parte de los liquidadores, tanto positiva como
negativa.
Objetivo
Generar
liquidaciones individuales de forma inmediata, en cualquier momento. Pudiendo
seguir del procedimiento administrativo involucrado.
Características generales
Cuando la
liquidación se hace efectiva, se genera la información pertinente para las
certificaciones de servicios. Así como también aquella correspondiente al
sistema pagos que maneja la Tesorería General de la provincia, por medio del
cual se realizan la derivación a distintos entes externos por medio de
transferencias bancarias.
Funcionalidad
El
departamento de Ajustes y Liquidaciones, dependiente de la Contaduría General,
que es quién genera la liquidación, punto de partida del procedimiento. El
sistema brinda la posibilidad de generar un recibo de Sueldos, provisorio (para
un expediente) o definitivo (genera imputación). Si la liquidación es positiva,
los conceptos deben ser cargados manualmente. Luego mediante la generación de
una planilla se notifica a la habilitación correspondiente, que generará el
podido de fondos para la tesorería, quien lo autorizará para el pago. Si la
liquidación en negativa, la información se obtiene directamente del sistema de
liquidación de haberes ordinario (SIP400), no pudiendo modificarse, por la
misma planilla se notifica a Tesorería, quien al confirmarla genera la deuda
para el afiliado. La habilitación administra deuda de cada afiliado por liquidaciones
negativas, y una vez cancelada, realiza la relación de ingresos a la Tesorería.
•
Habilitaciones: Generar Pedidos de Fondos (positivas), administrar deuda de
cada afiliado por liquidaciones negativas y efectuar la relación de ingreso.
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes,
más conocida como PILA, es un formato para hacer el pago de los aportes a
pensión, salud, ARP, caja de compensación, SENA e ICBF. PILA le informa lo que
debe pagar en su totalidad y especifica los subtotales de cada sistema.
El valor a pagar se determina por la información de
las personas que incluya en la planilla. Allí se señala el ingreso de sus
empleados y quedarán registradas las características de cada cotizante.
La gran ventaja de este sistema integral de pagos
es que simplifica el proceso de liquidación de aportes y además permite tener
información del empleado en cada uno de los subsistemas.
El sistema anterior con pagos individuales a cada
entidad era engorroso y no daba la posibilidad de hacerlo de forma electrónica.
La PILA, no sólo hizo que el pago se volviera mucho más sencillo sino que ahora
es más seguro.
¿Cómo se diligencia el
formato pila?
Hacer el pago de aportes a través de esta planilla
es bastante simple siguiendo estos cinco pasos.
1.
Inscriba su empresa (o inscríbase usted, si es trabajador independiente) en uno
de los 21 operadores de información autorizados para brindarle el servicio. Los
operadores son entidades autorizadas para gestionar el trámite de la planilla y
acompañarle durante el proceso.
2.
Diligencie la planilla. Primero debe registrar todos sus datos (esto solo será
necesario la primera vez) y luego consignará la información de sus empleados.
Tenga en cuenta que hay dos modalidades para diligenciar la planilla. La
primera es de forma electrónica y se hace a través de la página web de los
operadores. Allí está el paso a paso para llevar a cabo el pago. Recuerde que
para esto su cuenta bancaria debe tener habilitada la posibilidad de hacer estas
transacciones.
La segunda modalidad es la forma asistida vía telefónica (sólo se aplica para
empresas de 30 o menos trabajadores o para independientes). En este caso, un
asesor de los operadores de información diligenciará por usted la planilla y le
dará un código o pin y podrá dirigirse a uno de los bancos para hacer el pago
correspondiente.
En cualquiera de las dos modalidades sólo es necesario llenar la planilla una
vez, ya que cada mes el sistema genera automáticamente el formato con los
aportes que usted debe hacer y a qué entidades.
3. Una
vez hecho el registro, el sistema hace el cálculo y usted sólo debe verificar y
confirmar. Los aportes son:
En el caso de los trabajadores independientes, éstos sólo hacen aportes a
fondos de pensión y salud, porque la vinculación a ARP es voluntaria, al igual
que a caja de compensación.
4. Luego
de rectificar que todos los aportes sean correctos, autorice el pago. Si es de
forma electrónica el sistema debita de su cuenta el pago de los aportes y
consigna el valor correspondiente a cada entidad. En caso de hacer el aporte de
forma asistida, el asesor le dará el código para realizar el pago en uno de los
bancos autorizados.
5.
Después de autorizar el pago, las entidades que reciben los recursos le envían
una certificación que respalda sus aportes. Al siguiente mes sólo necesitará
autorizar el pago para que se haga de forma automática. No solo autorizar el
pago, debe verificar la información y si tiene novedades incluirlas.
En caso de mora, la planilla hace la liquidación de aportes con los intereses
incluidos. Recuerde: el pago sólo se puede hacer en los siguientes cinco días
después de que se ha activado la planilla.
El nuevo sistema es una optimización para la liquidación de aportes. Usarlo le
facilitará a usted y a su empresa el pago de la protección social de sus
empleados. Aproveche las herramientas tecnológicas que, como la PILA, le ayudan
a optimizar su actividad empresarial
Windows ha evolucionado en sus diferente versiones, buscando siempre la
mejor operación para los usuarios. La primera versión que apareció en el
mercado fue Windows 3.1, y recibió este nombre
debido a que la presentación de los archivos y
carpetas se hacía en unos espacios de forma cuadrada.
Comandos básicos de Windows: Un
comando es una orden que se imparte al computador con el fin de que esta
desarrolle una actividad, ya sea de entrada de datos o de salida.
En su configuración el sistema Windows contiene una
cantidad suficiente de comandos que pueden ayudar a mejorar la productividad y
el rendimiento de los equipos y de los usuarios.
Algunos de los comandos utilizados por el sistema
operativo Windows, se dividen en:
Programa y herramientas:
Explorer
Calc
Wab
Dialer
Sndvol
Cmd
Msinfo32
Wercon
Administración de disco:
Defrag
Cleanmgr
Otros comandos:
Javaws
Firefox
Logoff
Shutdown
Las utilidades de los comandos Windows son de gran
utilidad y de fácil comprensión para los usuarios.
Nómina–Manejo de Novedades – Captura de Novedades –
Captura Novedad de Vacaciones
A través de esta opción se realizarán los registros de
las novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de
Vacaciones. Inicialmente el sistema presenta una ventana donde se
registrará la cédula de empleado o se utiliza la búsqueda respectiva en forma
alfabética (nombre) o numérica (identificación) luego solicitará el
registro de la información relacionada con la novedad generada por vacaciones,
que se presenta a continuación:
Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las
novedades de la Nómina, en este caso se utilizará el concepto de Vacaciones,
previamente creado en la opción
Tipo: Vacaciones que se van a registrar en la novedad,
disfrutadas o compensadas.
Centro de Costo: Centro de costo relacionado.
Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar las vacaciones.
Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se tomarán las vacaciones,
en caso de ser disfrutadas.
Fecha Final: Fecha de terminación de las vacaciones, en caso de
ser disfrutadas.
Fecha de Aprobación- Fecha Final: Fecha en la cual fue
aprobado el pago compensatorio de las vacaciones.
Días Tomados: Número de días laborales que comprende el periodo de
vacaciones, calculados por el sistema. Según la legislación el período
establecido para las vacaciones disfrutadas es de 15 días por período causado,
de igual forma el empleado puede tomar menos cantidad de días para el disfrute
de sus vacaciones. Este número de días es calculado por el sistema de acuerdo
con la definición del Calendario por la opción Recursos Humanos – Parámetros –
Calendario, adicionalmente con los datos ingresados en la Hoja de Vida del
Empleado.
Días Disfrutados: Son los días calculados por el sistema a partir de la
fecha inicial. Estos días disfrutados incluyen los días no laborables para el
empleado (sábado – en caso de ser no laborable - , domingos y festivos).
Días a pagar: La cantidad de días a pagar en las vacaciones
compensadas.
Periodo de Causación: El sistema trae a manera
informativa la relación de los períodos de vacaciones del empleado, según su
histórico, los días causados, tomados y pendientes:
Según el histórico el sistema informa cuántos quedan
pendientes por tomar de vacaciones del periodo indicado, o también lo hace en
el caso que sean anticipadas:
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego
de digitar la novedad se graba con el icono
No. De Resolución: Corresponde al número de autorización entregado por
el Ministerio de Trabajo. Aplica para vacaciones compensadas en dinero.
No. De Cheque: Número del Cheque con el cual se
cancelarán las vacaciones compensadas.
Banco: Nombre del Banco correspondiente al cheque con
el que se cancelarán al empleado las vacaciones compensadas.
Para que el sistema tome las vacaciones que tiene
pendientes el empleado es necesario haber digitado los periodos completos y/o
parciales que ha tomado el empleado por la opción de Recursos Humanos – Históricos
- Captura de Histórico.
Libro de Vacaciones
Recursos Humanos – Históricos – Libro de Vacaciones
En este informe se puede verificar la información
registrada en la novedad de Vacaciones, que alimentará de igual forma el
histórico de cada empleado.
Nóminas y
Administración del Talento Humano Es una herramienta para el
control de la gestión del personal desde el proceso de selección hasta la
liquidación definitiva del mismo, para una o varias empresas.
Manejo de temas de hoja de
vida como control en selección de personal dentro de la empresa, manejo de
actividades de recurso humano, capacitaciones y actividades internas de la
empresa.
Administración de nómina,
utilizando los lineamientos legales colombianos, parametrizable a las
necesidades de la empresa con sus respectivos consultas e informes, actualizado
continuamente a los cambios de normatividad Colombiana.
Según la clase de tarea a
realizar y de acuerdo con los programas de software y aplicaciones que se usen
existen técnicas para la digitación de datos.
Los equipos de digitación y transcripción has estado presentes durante
muchos años, desde los primeros dispositivos cómo las máquinas de escribir, la
computadora y se va avanzando a lo largo del tiempo llegando hasta las maquinas
inteligentes y tabletas; otros elementos útiles de oficina Tel fax, impresora,
escáner, teléfono entre otros.
Se refiere a la anotación
y/o digitación de las transacciones relacionadas con activos, pasivo, ingresos
y gastos, en los libros de las empresas. Estas anotaciones se llevan a cabo en
base al plan contable general empresarial de la entidad. Todos estos datos
quedan registrados en el libro contable por medio de una clasificación
que permiten controlar el estado económico de la empresa para así
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
Para así mismo tener un debido registro y control de la nómina que facilite su
desarrollo y mayor control de la misma y ser más eficientes cada día
sus aspectos logrando ser eficientes con calidad.
Comandos
/ herramientas del software aplicativo y sistema operacional.
Existen una variedad
de aplicaciones que cumplen, desde una sola función o actividad, hasta
múltiples funciones o actividades.
Software de uso
general:
Hojas de cálculo
Procesadores de texto
Bases de datos
Diseño asistido por computador
Software de aplicaciones:
Aplicaciones comerciales
Programas contables
Programas para control de inventarios
Programas para procesamiento de nómina
Radica en que estos se
utilizan para automatizar y optimizar procesos. Algunas aplicaciones se
encuentran desarrolladas con el fin de prestar servicios exclusivos en la
solución de problemas específicos. Otros programas, ofrecen menos potencia
pero, a cambio, incluyen varias aplicaciones que pueden ser utilizadas por los
usuarios de un sistema de información.
El software
aplicativo para las liquidaciones de aportes a la seguridad social y terceros
PILA es FANAINA, simplemente es una aplicación web que facilita a los empleadores
el pago de lo ya mencionado y es sistematizado, como mencionamos es para
realizar los aportes respectivos a EPS, AFP, ARL y parafiscales, El sistema nos
permite gestionar y controlar el pago de aportes de seguridad social y
parafiscales mediante:
·Administrador
de los empleados: En este puede modificar y actualizar continuamente la
información de los cotizantes.
·Creador de
novedades: permite la generación y modificación de las novedades estipuladas
por ley y vincular esta información a la liquidación de aportes.
·Gestor
de liquidaciones: Se tienen dos opciones para realizar las liquidaciones
correspondientes a cada periodo: o Autoliquidado de planillas basado en la
información ingresada por el aportante. o Validador de archivos planos cargados
por el aportante.
·Pago
de liquidaciones: De manera electrónica, fácil y segura.
Convenios y condiciones con entidades
financieras.
Existen diferentes tipos de
convenios como: convenio para la prestación de servicios empresariales para
satisfacer necesidades como prestamos, manejos de pagos y transacciones para
pagos prestacionales, con cajas de compensación beneficios de vivienda,
educación o recreación y cooperativas sin ánimo de lucro que prestan servicios
similares con la finalidad de mejorar la calidad de vida de los trabajadores.
Tiempos y plazos con la entidad pagadora.
Para la aplicación de los
descuentos por nómina, las entidades como Cooperativas, Sindicatos, Fondos de
Empleados, Compañías Prestadoras de Salud, Entidades Aseguradoras y
Establecimientos de Créditos mensualmente y de acuerdo a un crono grama establecido, reportan a través de los archivos planos de PRÉSTAMOS,
AFILIACIONES y/o CANCELACIONES los descuentos que por servicios han adquirido
los funcionarios a través de documento debidamente firmado.
a continuación dejo un link que puede dejar un poco mas clara la información.
En
sistema automatizado de nóminas habilita al empleador para procesar sus nóminas
a través de un sistema computarizado. Un sistema de nóminas manual requiere que
se procesen a mano, y es, por tanto, un procedimiento considerablemente más
lento que un sistema automatizado. El primero simplifica el procesado de
nóminas y reduce los errores, que son más probables con el sistema manual.
La
liquidación de compañías puede realizarse de forma manual o programar una tarea
periódica para que, de forma autónoma se generen, esto de denomina,
Facturación
recurrente. El proceso manual o automatizado es, en esencia, el mismo, pero
difiere la manera en la que obtendremos el mismo resultado.
